Hoy en día, las empresas buscan no solamente atraer a los mejores prospectos, sino también retenerlos, hacerlos sentir cómodos dentro de la organización y potenciar su productividad para lograr un crecimiento conjunto. En este sentido, la incidencia de Recursos Humanos (RH) constituye un tema relevante para evaluar el desempeño, al tiempo que se fomenta el desarrollo individual y profesional de cada empleado.

La adopción de plataformas tecnológicas en Recursos Humanos ya no es opcional. Según el informe Tendencias en Tecnología y Transformación de Recursos Humanos (PwC, 2023), el 79% de los ejecutivos de RH afirma que el éxito empresarial depende de cómo se gestione el talento y de qué tan digitalizados se encuentren los procesos. Con herramientas como la firma electrónica, la inteligencia artificial (IA) y los sistemas de seguimiento a candidatos (ATS), las unidades de negocio utilizan la tecnología para agilizar el trabajo de sus equipos de RH y, al mismo tiempo, mejorar la participación del colaborador.

Recursos Humanos en la “era digital”: utilidades y aportaciones.

La reducción de mecanismos manuales en el contexto de Recursos Humanos ha revolucionado la forma en que las compañías administran su entorno ocupacional. Entre sus beneficios más destacados se encuentran la facultad de descubrir información significativa que permita comprender mejor a los integrantes de la plantilla y la creación de interacciones positivas que fortalezcan las relaciones laborales.

De acuerdo con el estudio Camino Rápido hacia un Desempeño Preparado para el Futuro (Accenture, 2023), las organizaciones que han dado el paso hacia la digitalización y la sistematización en RH han experimentado un aumento del 20% en la rentabilidad operativa y una reducción de costos del 30%. Este avance tecnológico, además de optimizar prácticas, también potencia el rendimiento general de las corporaciones.

En México y LATAM, diversas marcas líderes han implementado estas soluciones, cosechando ventajas importantes que demuestran el impacto positivo de la transformación digital en la esfera de Recursos Humanos. Algunos de los resultados más notorios incluyen:

• Optimización para protocolos de onboarding: La simplificación de tareas permite establecer flujos de trabajo más precisos y eficientes en el proceso de incorporación de nuevos colaboradores. Al recopilar información de manera rápida y controlada, las divisiones de RH pueden brindar un acompañamiento más efectivo.
• Mejora de la comunicación interdepartamental: La tecnología facilita la coordinación de responsabilidades entre diversas áreas, lo que incentiva la colaboración entre especialistas. La buena comunicación entre los compañeros puede fomentar un sentido de comunidad y trabajo en equipo, independientemente de su ubicación geográfica o función en el negocio.
• Mayor capacidad en la gestión de recursos: La automatización sienta las bases para organizar y priorizar las necesidades de los miembros de RH, desde la entrega de insumos como computadoras y tarjetas de identificación, hasta la gestión de datos sobre contratación y retención de personal.

Novandi promueve la digitalización integral de ambientes laborales.

Novandi es un aliado estratégico para la evolución digital de los activos de Capital Humano, ofreciendo soluciones tecnológicas avanzadas que estandarizan operaciones y mejoran la eficiencia. Como Gold Partner de Docusign, Novandi implementa herramientas innovadoras que simplifican objetivos esenciales en RH. A continuación, destacamos tres soluciones clave:

1. Docusign eSignature

La firma electrónica de Docusign transforma las iniciativas burocráticas de Recursos Humanos al permitir la digitalización de la firma de contratos, acuerdos de confidencialidad y políticas internas. Esta innovadora herramienta elimina el uso de papel para favorecer, en paralelo, una clasificación más acelerada de documentos. Adicionalmente, el staff puede firmar desde cualquier ubicación, logrando dinamizar las etapas de contratación y aprobaciones, mientras se asegura el cumplimiento legal.

Con base en los resultados obtenidos tras la publicación del reporte Impacto Económico de Docusign eSignature (Docusign, 2024), las firmas que implementan esta tecnología ahorran, en promedio, $36 USD por transacción al eliminar cargos asociados a impresiones y almacenamiento. Lo anterior se traduce en una reducción de hasta el 80% en el tiempo de procesamiento documental, permitiendo a los corporativos acortar los tiempos de contratación en un 70%.

2. Docusign CLM (Contract Lifecycle Management)

Docusign CLM ofrece a los profesionales de RH la oportunidad de gestionar el ciclo de vida de las contrataciones con plena normatividad, desde la creación del expediente hasta su finalización y almacenamiento. Esta herramienta automatiza funciones repetitivas y centraliza documentos contractuales, acuerdos de compensaciones y políticas de privacidad en una sola plataforma, garantizando que todo esté actualizado y sea accesible.

Un análisis de MGI Research (2024) resalta que Docusign CLM ayuda a las empresas a volverse 100% digitales en la gestión de acuerdos y contratos, lo que se traduce en una ampliación del output operativo y disminución de costos. La tecnología CLM de Docusign, que integra inteligencia artificial para la captura e interpretación de elementos, detona un incremento en la agilidad y seguridad contractual. Al reducir errores y corroborar la validez jurídica de cada registro, Docusign CLM permite a Recursos Humanos centrarse en asignaciones estratégicas.

3. DocuSign IAM (Intelligent Agreement Management)

Docusign IAM, mediante su función Data Verification, fortalece la seguridad de los registros en RH con autenticación multifactor y control de acceso avanzado, facilitando la recopilación de datos en tiempo real durante las fases de reclutamiento. Esta característica permite confirmar la identidad de los aplicantes de manera inmediata, acelerando la tramitación y mejorando el manejo de documentación personal para una experiencia más fluida y organizada, la cual puede reducir el riesgo de violaciones de seguridad hasta en un 50%. Este nivel de protección es fundamental para construir un espacio de trabajo seguro, a favor de una regulación más robusta que evita vulnerabilidades durante la consulta de información reservada.

La investigación Desbloqueo del Valor en la Gestión de Acuerdos (Deloitte, 2024) resalta el papel fundamental que Docusign IAM desempeña en el establecimiento de mejores técnicas de reclutamiento. Conforme a dicha revisión, los grupos comerciales podrían perder hasta $2 billones de valor económico anualmente, debido a métodos ineficientes en la gestión de acuerdos. Docusign IAM ayuda a mitigar estos déficits financieros al crear una experiencia más satisfactoria para los candidatos. Esto se traduce en una menor inversión de tiempo y esfuerzo por parte de los aspirantes a un puesto.

Funcionalidad y Bienestar: enfoques para el nuevo marco laboral.

A medida que las industrias navegan por los desafíos del trabajo remoto y la gestión de información sensible, contar con herramientas electrónicas adecuadas es más crucial que nunca. Las soluciones tecnológicas de Novandi no sólo facilitan una eficiente administración de acuerdos, también promueven una cultura organizacional centrada en el capital intelectual y el bienestar del recurso humano.

En un escenario laboral donde la flexibilidad y la seguridad son primordiales, resulta esencial adoptar estrategias ágiles y efectivas. No dejes que la falta de digitalización frene el potencial de tus proyectos empresariales. La automatización y la digitalización no son simples tendencias; son pasos necesarios hacia la modernización de tus procedimientos.

Novandi puede revolucionar la coordinación de tus departamentos internos mejorando la efectividad operativa y el conocimiento detallado del trabajador, desde el proceso de onboarding hasta el ciclo de retención. Invierte en soluciones digitales que fortalezcan tu organización y aseguren que tus integrantes estén preparados para enfrentar los obstáculos del futuro.