En México y Latinoamérica, muchas organizaciones enfrentan el mismo dilema: procesos que parecen funcionar… hasta que no. Aprobaciones que tardan semanas, documentos que se pierden entre correos, tareas duplicadas y equipos frustrados. ¿El culpable? Un cuello de botella operativo.

Según EY México (2024), los cuellos de botella pueden aumentar los costos administrativos hasta en un 40% y reducir la velocidad de servicio hasta cinco veces comparado con prácticas automatizadas. En Chile, el 45% de los transportistas reporta retrasos recurrentes por congestión y desvíos no planificados, afectando la logística de importantes sectores como minería y agroindustria. En Colombia, estudios de la Universidad Industrial de Santander revelan que los embudos en manufactura poseen el potencial de disminuir la capacidad productiva hasta en un 30%.

Detectarlos y resolverlos no es solo una mejora administrativa: es una decisión estratégica.

Paso 1: Mapea tus procedimientos como si fueras detective.

Antes de atender el problema, hay que encontrarlo. La exploración de protocolos te permite visualizar cada fase de tu modelo productivo, desde que inicia una solicitud hasta que se aprueba o entrega.

Puedes usar herramientas como diagramas de ejecución, mapas de valor (VSM) o tableros Kanban. Lo importante es identificar:

• ¿Dónde se acumulan mayores lotes de asignaciones?
• ¿Qué instancias dependen de filtros de control tradicionales?
• ¿Qué dinámicas no presentan trazabilidad suficiente?

En Perú, empresas del segmento médico han logrado optimizar hasta un 25% los tiempos de atención al paciente tras rediseñar sus metodologías documentales. En Argentina, el entorno financiero ha diagnosticado que más del 60% de sus demoras provienen de validaciones físicas en contratos.

Paso 2: Analiza tus KPIs como si fueran señales de tránsito.

Los indicadores clave de desempeño (KPIs) son como semáforos: te dicen cuándo avanzar, frenar o cambiar de ruta. Algunos KPIs que te ayudan a evidenciar barreras estructurales son:

• Lead time (duración total de la función)
• Margen de espera entre etapas
• Tasa de retrabajo o correcciones
• Backlog acumulado

Tal como señala ProcessMaker (2024), el análisis de KPIs contribuye a priorizar los hitos que consumen más intervalos o recursos. Si tu ciclo completo es de 10 días y 6 se van en revisiones manuales, ya sabes dónde está el foco de interés.

Paso 3: Escucha a tus colaboradores y observa el terreno.

Los datos son valiosos, pero la experiencia también. Pregunta a quienes viven el proceso:

• ¿Dónde sienten que se malgasta innecesariamente un espacio?
• ¿Qué acciones tienden a repetirse sin sentido aparente?
• ¿Qué les impide moverse hacia adelante?

Aplicar una Gemba Walk (salir al frente y apreciar) puede revelar bloqueos que no aparecen en los KPIs.

Paso 4: Utiliza recursos que actúan sobre los puntos críticos.

Aquí es donde entra la tecnología. Atenuar la intervención humana implica más que digitalizar: es transformar. Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) se consolida como una solución integral que facilita:

• Sistematizar líneas de autorización y firma electrónica protegida.
• Extraer campos relevantes de expedientes y convertirlos en información procesable.
• Vincular con CRM, ERP y sistemas de RRHH para una cadena unificada.
• Incorporar plantillas y cláusulas preaprobadas para estandarizar mecanismos.
• Asegurar cumplimiento normativo y monitoreo de archivo.
• Eliminar movimientos repetitivos y mitigar errores humanos.
• Enriquecer la participación del usuario y del empleado.

Conforme al reporte Desbloqueando el valor de la gestión de acuerdos, realizado por Deloitte & DocuSign (2025), el 62% de las compañías tiene dificultad para localizar propuestas avaladas previamente, y el 54% no cuenta con plataformas para programar su interpretación. Docusign IAM reconfigura los instrumentos jurídicos en activos dinámicos que impulsan el direccionamiento de un negocio.

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El manejo de negociaciones ya no tiene que ser lento, fragmentado o propenso a inconsistencias. Docusign IAM se apoya en una arquitectura transversal que agiliza la conformidad, extrae elementos relevantes de formatos y respalda el seguimiento contractual, todo desde una interfaz confiable, escalable y conectada con tus herramientas corporativas (CRM, ERP, RRHH).

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