Liderar múltiples departamentos como ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, jurídico y compras puede ser abrumador. Cada área genera una enorme cantidad de documentos que necesitan ser firmados para mantener el negocio en marcha. Para una pequeña o mediana empresa, el desafío suele ser aún mayor: si eres dueño o gerente de una PyME, sabes lo crucial que es manejar eficientemente contratos, acuerdos y otros documentos esenciales.
Novandi te ofrece la solución de firma electrónica Docusign eSignature, ideal para emprendedores y empresarios que buscan optimizar recursos, obtener autorizaciones de manera rápida y garantizar la seguridad en cada una de sus transacciones.
En este artículo, te mostramos cómo aprovechar al máximo esta tecnología mediante una selección de ejemplos prácticos de distintas industrias que te ayudarán a explorar alternativas para digitalizar tu negocio, mejorar la experiencia de tus clientes, reducir riesgos y agilizar la concreción de acuerdos comerciales con socios y proveedores.
Contratos de ventas.
Son el corazón de cualquier negocio. Con Docusign eSignature puedes ejecutar acuerdos en línea, cerrar tratos en minutos y mantener un control total sobre el proceso de firma. Esta herramienta no sólo permite reducir el tiempo de cierre contractual en un 80%, sino que también mejora la visibilidad del ciclo de ventas, permitiéndote saber en qué etapa se encuentra cada expediente. Además, la integración con sistemas CRM como Salesforce permite que toda la dinámica sea fluida y automatizada, asegurando que no se pierda ninguna oportunidad comercial.
Órdenes de compra.
Tanto vendedores como compradores buscan rapidez y eficiencia durante la ejecución de convenios mercantiles y requisiciones para levantamientos de pedidos. Con Docusign eSignature las órdenes de compra se firman digitalmente, garantizando seguridad y cumplimiento de políticas internas. La firma electrónica facilita la gestión de negociaciones complejas que involucran múltiples partes, términos y condiciones. Esto asegura que, tanto tú como tus proveedores, puedan cerrar acuerdos de manera rápida y organizada, sin comprometer la seguridad ni la integridad de los documentos.
Acuerdos con proveedores.
Resultan esenciales para el crecimiento de tu negocio. Al migrar de procedimientos en papel a flujos de trabajo digitales, con Docusign eSignature puedes acelerar las compras, reducir errores y mantener un registro seguro de todas las transacciones. Este cambio no solamente optimiza tus operaciones, sino que también permite un seguimiento más preciso de los compromisos y un cumplimiento más estricto de las políticas internas, lo que resulta en una mejor gestión de la cadena de suministro.
Órdenes de cambios.
En sectores como la construcción, despachos de arquitectura o diseño de interiores, los cambios en proyectos son inevitables. Docusign eSignature permite que las modificaciones solicitadas se firmen al instante, evitando retrasos y manteniendo un registro digital accesible, desde cualquier lugar. Esto es crucial para propuestas que requieren ajustes rápidos y decisiones inmediatas, ya que la firma electrónica asegura que todas las partes estén alineadas y que no se pierda tiempo valioso en la espera de aprobaciones.
Nuevos formatos para clientes.
Si tus compradores necesitan llenar y firmar documentos, Docusign eSignature es la solución perfecta. Olvídate de los retrasos y costos asociados a la documentación en papel. Con eSignature, puedes crear formatos electrónicos que pueden firmarse desde cualquier dispositivo, mejorando la experiencia y agilizando tus operaciones. Esto es especialmente útil para empresas que requieren consentimientos, exenciones de responsabilidad o actualizaciones de políticas, ya que todo el procedimiento puede gestionarse de manera digital, rápida y segura.
Contratos de bienes raíces.
La firma electrónica se ha vuelto esencial en las transacciones inmobiliarias. Con Docusign eSignature, puedes cerrar tratos más rápido y con total validez legal. Además, la plataforma ofrece una biblioteca de plantillas específicas para bienes patrimoniales, lo que facilita aún más las transacciones. Esto no sólo acelera los ciclos operativos, sino que también asegura que todos los documentos cumplan con las normativas legales vigentes, reduciendo el riesgo de errores y garantizando la integridad de los movimientos.
Licencias de propiedad intelectual y otros acuerdos jurídicos.
Las firmas electrónicas son válidas en Latinoamérica y muchos otros países, lo que las hace ideales para documentos jurídicos como licencias de propiedad intelectual y contratos de confidencialidad. Con Docusign eSignature, puedes firmar y administrar estos expedientes de manera rápida y segura, con un registro de auditoría que es admisible en cualquier tribunal. Esto te permite proteger tus activos y derechos legales de manera eficiente, asegurando que todos los acuerdos se manejen con el máximo rigor y legalidad.
Acuerdos de confidencialidad.
Proteger la información de tu PyME es vital. Este tipo de acuerdos pueden firmarse fácilmente a través de Docusign eSignature, desde cualquier dispositivo, lo que facilita el cumplimiento de esta documentación y protege tus datos sensibles. Esto es particularmente relevante en industrias donde la protección de la información es crítica, permitiéndote trabajar con terceros de manera segura y sin complicaciones, garantizando que todos los registros reservados se mantengan bajo control.
Incorporación de personal.
La contratación de nuevos colaboradores implica una gran cantidad de documentos. Con Docusign eSignature todas las fases de reclutamiento, desde la firma de contratos hasta la inscripción a prestaciones, pueden coordinarse de forma electrónica, ahorrando tiempo y mejorando la productividad del equipo de recursos humanos. De esta manera se acelera la admisión de nuevo talento, garantizando que toda la información sea manejada con seguridad y cumpla con las normativas laborales, al reducir la carga administrativa y permitir flujos de incorporación más fluidos.
Consentimiento parental y verificación de edad.
Para PyMEs que trabajan con menores de edad, obtener permisos parentales es importante. Docusign eSignature permite generar estas autorizaciones de manera digital y segura, integrándose con software de validación de identidad para una verificación sencilla y rápida. Esto es especialmente útil en sectores como entretenimiento y educación, donde la seguridad del invididuo y la confirmación de rangos de edad son esenciales para cumplir con las normativas establecidas para la protección de menores.
Novandi: la puerta hacia la transformación digital de tu PyME.
Docusign eSignature no es una herramienta más. Se trata de una solución que impulsa y revoluciona la forma en que tu pequeña y mediana empresa maneja su repertorio de operaciones. Al implementar esta tecnología puedes reducir riesgos, ahorrar recursos y ofrecer una mejor experiencia a tus clientes y colaboradores. No esperes más para digitalizar tu PyME y aprovechar todos los beneficios que la firma electrónica tiene para ofrecer.
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